自分でビジネスを起こし経営者になったら、スタッフに任せるべき仕事は任せていきましょう。
そのためには、マニュアル化が必要ですが、作業の流れは自分でつくりながら把握していかなければなりません。作業をマニュアル化するにあたって、大切なことをお伝えします。
作業の流れをつくり上げよう
あなたが行う仕事の流れは、基本的に「あなた以外の人に対応してもらう」ことを前提に組み立てましょう。
一連の作業の流れを大まかにマニュアル化してしまうのです。あなた1人しかいないとしても、他の人に仕事を対応してもらうという前提で、作業の流れをつくり上げていくのです。
そうすると、「これは自分であればできるが、おそらく他の人は対応できないな」などといった具合に、工夫を凝らしてどんどんシンプルになっていきます。
実は、ほとんどの作業というのは、「なんとなく」とか、「無意識」で行っている場合が多いのです。だから、作業の流れを見直すことで、手間を省き洗練させることが可能となります。
作業は仕組みに落とし込みやすいので、早い段階である程度の流れをつくってしまうといいでしょう。
文書などは、フォーマット（ひな形）を決めましょう。フォーマットがあれば、送り先名などを変えれば誰でも使えるので、汎用性が高く、仕事がやりやすくなります。
私の着物リサイクルのお店では、例えば、案内などを送った3日後に電話をするとか、催事の3日前に電話をすることなどを決めています。
話す内容も、基本的には決まっています。このように、何をしたら、次に何をするということも決めてしまうのです。
作業の流れをマニュアル化する意味とは
人間は、多くの場合自分の都合で動いてしまいます。
特に、自分1人でビジネスを行う場合は、「今日は忙しいから明日にしよう」となり、翌日も忙しいと、「また次の日にしよう」と、先延ばしにしてしまいます。
自分にそれをさせないためにも、ルールとして流れを決めてしまうのです。
ここで間違ってはならないのは、マニュアルをつくることが目的ではなく、あなたの時間をつくることを目的に、マニュアルという手段を活用することです。
ですので、時間と手間をかけて細かなマニュアルをゼロからつくるのではなく、日々の対応の中からマニュアルに落とし込んでいくのです。
例えば、問い合せに関するメールなども、返信したメールをフォーマットとして保存しておけばできあがりです。電話対応であれば、あなたが対応した音声を録音しておけば、フォーマットとなりえます。
それを繰り返していく中で、流れを精査し、洗練させていくようにすれば、マニュアルのベースができ上がります。
それを仕組みに落とし込んでいくことで、あなたがいなくてもビジネスが回るようにするのです。
